Die Arbeitszeitgestaltung aufgrund der vielfältigen Variationsmöglichkeiten sehr komplex. Umso erstaunlicher ist es, dass viele Personalplaner sich bei der Planung der Einsatzzeiten oft nur auf ihre eigenen Erfahrungen verlassen und nicht auf die Unterstützung eines Planungstools zurückgreifen.

Vor diesem Hintergrund sah das Projekt die Entwicklung eines computerunterstützten Tools zur Personaleinsatzzeitplanung vor, dem sog. FAZEM-Tool (vgl. Abb. 1), welches den Betriebsleitern bzw. den Personalverantwortlichen und planern bei der betrieblichen Umsetzung flexibler Arbeitszeiten helfen soll.

Im Folgenden werden methodischer Hintergrund sowie die Anwendung des Tools skizziert. Zur Vertiefung kann Kapitel 7 des FAZEM-Schlussberichtes herangezogen werden.

Abb. 1:	FAZEM-Tool zur flexiblen Personaleinsatzzeitplanung bei kundennahen Dienstleistungen

Im Kern dieses Tools steht eine Heuristik zur Erstellung des Personaleinsatzplans, welche im Folgenden skizziert wird. Wie die Literaturrecherche im Rahmen des FAZEM-Projekts zeigt (vgl. BOGUS 2002, S. 79 ff.), berücksichtigen die derzeit bekannten Methoden, die Einsatzzeiten von Mitarbeitern für mehr als einem Tag festlegen (das sog. Tour-Scheduling), keine weitergehenden Restriktionen zur Modellierung von Arbeitszeitsystemen. Insbesondere existiert keine Möglichkeit zur Variation von Ausgleichs- und Planungszeitraum, zur Modellierung von unterschiedlichen Wochenarbeitszeiten, zur Berücksichtigung einer individuellen Lage der Arbeitszeit sowie zur Kombination verschiedener Arbeitszeitmodelle in einem Arbeitszeitsystem (vgl. BOGUS 2002, S. 81).

Vor diesem Hintergrund wurde im Rahmen des FAZEM-Projektes die folgende Heuristik zur Erstellung eines Einsatzzeitplans entwickelt, welche die folgenden Schritte beinhaltet (vgl. Abb. 2; BOGUS 2002, S. 93 ff.):

Abb. 2:	Ablauf der Heuristik zur Einsatzzeitplanung (Quelle: BOGUS 2002, S. 94)

1. Eingabe der Arbeitszeitmodelle für alle Mitarbeiter (diese bilden in der Gesamtheit das Arbeitszeitsystem des Unternehmens) unter Angabe der inhaltlichen Gestaltungsparametern Wochenarbeitszeit, minimale und maximale tägliche Arbeitszeit sowie der formalen Gestaltungsparameter Planungszeitraum und Ausgleichszeitraum. An dieser Stelle können auch individuelle Mitarbeiterwünsche bezüglich der Einsatzzeiten berücksichtigt werden. Weitere Eingabeparameter sind die Betriebszeiten sowie die zahlenmäßigen Anwesenheitsbedarfe im Planungszeitraum sowie der zeitliche Arbeitszeitbedarf im Ausgleichszeitraum.

2. Berechnung des zeitlichen Anwesenheitsbestands für jeden Mitarbeiter für jeden Tag der Planungsperiode. Diese werden in Abhängigkeit von den verschiedenen Arbeitszeitbedarfen und Anwesenheitsbeständen pro Tag, sowie von Planungs- und Ausgleichszeitraum berechnet. Des Weiteren werden die Betriebszeiten sowie die Restriktionen des individuellen Arbeitszeitmodells des Mitarbeiters berücksichtigt, d.h. Lage, die minimale und maximale tägliche Arbeitsdauer und die Wochenarbeitszeit.

3. Erzeugen einer Ausgangslösung für den Einsatzzeitplan, wobei der Anwesenheitsbestand unter Berücksichtigung der Restriktionen der individuellen Arbeitszeitmodelle so in den Tagesablauf integriert wird, dass jederzeit mindestens ein Mitarbeiter im Einsatz ist sowie Über- und Unterdeckungen möglichst minimiert werden.

4. Verbesserung der Ausgangslösung mit Hilfe intra- und interpersonelle Kapazitätsabstimmung über den gesamten Planungszeitraum unter Berücksichtigung der individuellen Arbeitszeitmodelle. Die intrapersonelle Kapazitätsabstimmung versucht, vorhandene Unter- und Überdeckungen durch das Ändern der Einsatzzeiten bei jeweils einem Mitarbeiter zu kompensieren. Bei der interpersonellen Kapazitätsabstimmung erfolgt die Minimierung vorhandener Unter- und Überdeckungen durch das Ändern der Einsatzzeiten von mehreren Mitarbeitern.

5. Ausgabe der Einsatzzeiten im Einsatzzeitplan. Die Erreichung eines optimalen Einsatzzeitplanes, in welchem weder Unter- noch Überdeckungen auftreten, ist generell möglich unter der Voraussetzung, dass der theoretische Anwesenheitsbestand im Ausgleichszeitraum größer oder gleich als der zeitliche Arbeitszeitbedarf ist.

Die Generierung eines Personaleinsatzplans mit Hilfe des FAZEM-Tools erfolgt bei bereits bekanntem Personalbedarf auf Basis der verfügbaren Mitarbeiter sowie auf Basis des Personalbedarfs.

Zur besseren Unterstützung des Personalplaners kann zudem der Brutto-Personalbedarf auf Basis der auszuführenden Aufgaben sowie der zu erwartenden Kundenzahl abgeschätzt werden. In diesem Falle sind die folgenden Schritte zur Generierung eines Personaleinsatzplans erforderlich:

1. Bestimmung der Personaltypen, welche dieselben Aufgaben ausführen können (z.B. der Personaltyp "Kassierer")
2. Bestimmung der Aufgaben, welche im Unternehmen durchzuführen sind
3. Zuordnung der Aufgaben zu den Personengruppen
4. Eingabe aller Mitarbeiter und deren individuelle Arbeitszeitmodelle sowie Einsatzzeitwünsche
5. Eingabe des Kundenaufkommens und Bestimmung des Personalbedarfs
6. Ermittlung des Einsatzzeitplans

Auf Basis dieser Eingaben können mit Hilfe der vorgestellten Heuristik Einsatzzeiten (z.B. Abb. 3) generiert und auftretende Unter- oder Überdeckungen identifiziert werden. Bei Bedarf können die Einsatzzeitpläne im Anschluss vom Personalplaner modifiziert und danach ausgedruckt oder als Datei gespeichert werden, z.B. zur Weiterverarbeitung mit Tabellenkalkulationen.

Abb. 3:	Berechneter Personaleinsatzplan in der Wochenansicht

Eine Demoversion des FAZEM-Tools, welche in ihrer Funktionalität beschränkt wurde, steht zum kostenlosen Download zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um eine Zip-Datei, welche in ein beliebiges Verzeichnis zu entpacken ist.

Beim Start der Demoversion wird automatisch eine Beispieldatei geladen, welche eine Abteilung eines Bekleidungsfachgeschäftes abbildet. Veränderungen können vorgenommen und die flexiblen Personaleinsatzzeiten bestimmt werden, jedoch sind die Funktionen des Speicherns und Öffnens von Dateien gesperrt. Die generierten Personaleinsatzpläne können ausgedruckt werden, ein Export der Daten zur Weiterverarbeitung mit anderen Programmen ist jedoch nicht möglich. Ferner können in der Demoversion die gesetzlich, tarifvertraglich oder betriebsvertraglich vereinbarten maximal zulässigen wöchentlichen und täglichen Arbeitszeiten nicht eingegeben werden.

Zu dem in der Demoversion implementierten Beispielfall steht eine ausführliche Anleitung zur Verfügung, an welcher die Bedienungsweise des FAZEM-Tools erläutert wird.

Das ifab bietet an, die Vollversion des FAZEM-Tools im Rahmen von Kooperationsprojekten in Einzelhandelsbetrieben zu installieren. Dabei können auch betriebsspezifische Anpassungen vorgenommen werden. Interessenten wenden sich bitte an die folgende Kontaktadresse:

Institut für Arbeitswissenschaft und Betriebsorganisation (ifab)
Universität Karlsruhe (TH)
Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe
Telefon:	0721 / 608-4250
Fax:	0721 / 608-7935
E-Mail:	tool@fazem.de

BOGUS, Thomas:

Simulationsbasierte Gestaltung von Arbeitszeitmodellen in Dienstleistungsbetrieben mit kundenfrequenzabhängigem Arbeitszeitbedarf.
Aachen: Shaker Verlag, 2002.
(ifab-Forschungsberichte aus dem Institut für Arbeitswissenschaft und Betriebsorganisation der Universität Karlsruhe, Band 31)